چاپ فاکتور و راهنمای انتخاب بهترین فرمت و کاغذ

یکی از پر استفاده‌ترین سندهای تجاری فاکتور‌ها هستند که امروزه بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرند، وقتی این چنین محصولی پرمصرف می‌شود، یعنی داشتن آن برای کسب‌وکارها به واسطه کاربردی که دارد احتیاج است و بدون آن شرایط چالشی ایجاد می‌شود. تکنیک‌ها و روش‌های جدید در چاپ فاکتورهای تجاری به شما یاد می‌دهد تا باکیفیت‌ترین و بهترین نمونه فاکتور تجاری را در مجموعه‌تان داشته باشید و از آن استفاده کنید و نه تنها خودتان بلکه سایرین از دیدن آن لذت ببرند.

 

 فاکتور تجاری چیست؟

فاکتور تجاری یک برگه رسمی‌، حاوی اطلاعاتی در خصوص کالا یا کالاهای فروخته شده  برای فروشنده و خریدار است. فاکتورها به عنوان یکی از کاربردی‌ترین اسناد کسب‌وکار هستند که به صورت گسترده در بخش‌های مالی، حسابداری و فروش استفاده می‌شوند. فاکتور تجاری قادر است انجام یک معامله را اثبات کند، با این برگه از اقلام خریداری شده، قیمت هر محصول، تعداد کالا و سایر موارد اطلاع پیدا می‌کنید و هر توافقی که برای این معامله صورت گرفته، می‌تواند در فاکتور ثبت شود.

 مواردی که در فاکتور تجاری درج می‌شود چیست؟

فاکتورها برای اینکه احتیاجات فروشنده و خریدار را برآورده سازند باید دارای یک سری مشخصاتی باشند، که برای درج موارد نسخه یکسانی وجود ندارد؛ ولی برخی از موارد متداول هستند که در فاکتور فروش درج می‌شوند مانند:
• فاکتور تجاری دارای نام و نشانی خریدار
• نام و نشانی فروشنده
• تاریخ
• تعداد و مقدار کالا
• شرح کال
• قیمت واحد
• شرح هر نوع هزینه اضافی توافق شده که در قیمت واحد منظور نشده
• نحوه تحویل و پرداخت
• علایم و شماره های حمل
• جزئیات حمل
• وزن و ارزش کل کالا
• تاریخ و شماره ثبت فاکتور
• مهر و امضای خریدار و فروشنده
مشخصات فاکتور تجاری بر اساس نیاز آن سازمان تغییر می‌کند

 تکنیک‌ها و روش‌های جدید در چاپ فاکتورهای تجاری چیست؟

تکنیک‌های و روش‌های جدید چاپ فاکتورهای تجاری کمک می‌کند تا فاکتور تجاری با کیفیت‌ بهتری چاپ ‌شوند و دست کارفرما برای انتخاب تیراژ نیز باز است. در روش چاپ فاکتور تجاری باید به نکاتی از جمله تیراژ، نوع فاکتور، چاپ افست و چاپ دیجیتال و … توجه کنیم. روش های مختلفی برای چاپ فاکتور تجاری وجود دارد. و همچنین فرمت و کاغذهای مختلف برای چاپ فاکتور که در مطلب به طور کامل به بررسی آن پرداختیم.

• روش چاپ افست برای چاپ فاکتور تجاری

برای چاپ فاکتورها با تیراژ بالا روش افست گزینه ایده‌ال و مناسبی است، به دلیل اینکه فقط در تیراژ بالا به چاپ می‌رسد قیمت آن مقرون به‌صرفه‌تر است. معمولا فاکتورهای دارایی به روش  چاپ افست تولید می‌شوند.

• چاپ دیجیتال

چاپ دیجیتال یک روش جدید و بسیار پرطرفدار است در روش با انواع چاپگرهای دیجیتالی سر و کار داریم. بهترین روش چاپ دیجیتال بسته به نیاز شما و معیارهای است که باید رعایت شود. انواع این چاگرهای جدید شامل:
• چاپ فاکتور تجاری از طریق چاپگر جوهرافشان: این روش چاپی محبوب‌ترین روش چاپ دیجیتال است. برای تیراژ‌های کم و زیاد مناسب است. چاپگرهای جوهرافشان از طریق محفظه جوهری که دارند می‌توانند روی کاغذ چاپ کنند. این روش چاپ فاکتور تجاری برای چاپ با کیفیت بالا و با تیراژ دلخواه مناسب است. در صورتی که پرینتر شما لیزری یا جوهر افشان است باید حتما از کاغذهای بدون کاربن استفاده کنید.
• چاپ از طریق چاپگر لیزری:  یکی از بهترین چاپگرهای چاپ دیجیتال است. چاپگرهای لیزری به کمک تکنولوژی لیزر، متن و تصاویر را روی کاغذ چاپ می‌کنند. این روش چاپ فاکتور تجاری اختصاصی، برای کسب و کارهایی که نیاز به چاپ با سرعت و دقت بالا دارند بسیار مناسب است.
• چاپ از طریق چاپگر سه بعدی: اگر کسب و کار شما یک کسب‌وکار مبتکر است و می‌ خواهید فاکتور تجاری متفاوتی داشته باشید، می‌توانید از چاپگرهای سه بعدی استفاده کنید. این روش چاپ فاکتور، برای کسب‌وکارهایی که محصولات خود را با چاپ سه بعدی ساخته‌اند، مناسب است.

نکات مهمی که در طراحی چاپ فاکتور تجاری باید در نظر داشت

قبل از اینکه فاکتور تجاری برای چاپ ارسال شود نیاز است این موارد را موردی بررسی قرار دهید:
• نام برند خود را در فاکتور تجاری در قسمت بالای سند باید قرار دهید.
• فاکتور تجاری شما بدون درج نام خریدار و فروشنده اعتبار ندارد.
• فاکتور شلوغ طراحی نکنید زیرا هدف فاکتور تبلیغات یا جلب مشتری نیست. فاکتور تجاری باید طراحی اصولی و مرتب بودن در آن لحاظ شود.
• کاغذ مهم‌ترین عامل در طراحی و چاپ فاکتور تجاری مجموعه شما است از کاغذ با گرماژ مناسب در چاپ فاکتور استفاده کنید. فراموش نکنید که فاکتور با کاغذ نامناسب دارای ماندگاری بالایی نیست و نمی‌توان برای مدت طولانی از آن استفاده کرد.
• محتوا و هر آنچه نیاز تجارت شما است را در فاکتور تجاری به چاپ رسانده و فونت مناسب و خوانا بودن را لحاظ کنید.
ح برای طراحی و صدور فاکتور می‌توان از نرم‌افزارهای مختلف استفاده کرد که تهیه فاکتور را بهتر و منظم‌تر انجام می‌دهند. نرم‌افزار مورد نظر برای طراحی فاکتور  باید دارای ویژگی‌های خاصی باشد که طراحی فاکتور را به‌صورت استاندارد انجام دهد.

 اهمیت داشتن فاکتور تجاری در چیست؟

داشتن یک فاکتور سفارشی شده و فلش مموری تبلیغاتی با طراحی اختصاصی، تاثیر زیادی در کسب و کار شما دارد، پس اگر تاکنون فاکتور برای مجموعه تجاری خود در نظر نگرفته‌اید به این نکات توجه کنید تا اهمیت و ارزشمندی این عنصر را دریابید:

１. حرفه‌ای بودن

داشتن فاکتور نه تنها برای مشتری بلکه برای خودتان حس حرفه‌ای بودن در کار را می‌سازد و ارائه آن در زمان خرید و فروش حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد و تجربه‌ی بهتری برای مشتری‌هایتان می‌سازد.

２. بیانگر میزان فروش

فاکتورها دارای یک سری شماره سریال‌ها هستند که شما به راحتی میزان فروش محصولتان را می‌سنجید، با فاکتور تجاری تاریخچه‌ای سریع از معاملات انجام شده را دارید. زیرا در فاکتورهای تجاری یک برگه از فاکتور نزد خودتان می‌ماند به این صورت می‌توانید میزان فروش و درآمد را به سادگی تعیین کنید.

３. اعتماد

خودتان را در نظر بگیرید کالای را از یک مجموعه خریداری می‌کنید بدون ارائه فاکتور چه حسی از آن کسب‌وکار می‌گیرید و با ارائه فاکتور تجاری چه حسی در شما به وجود می‌آید؟ بله، قاعدتا ارائه فاکتور فروش به مشتری، نشان می‌دهد در قبال محصولی که فروخته‌اید احساس مسئولیت می‌کنید و در صورت بروز هر گونه مشکل، پاسخگو خواهید بود. فاکتور تجاری حس اعتماد را در مشتری‌ ایجاد می‌کند.

４. پیگیری

فاکتور تجاری یک سند حقوقی معتبر است، بخصوص برای معاملات مبلغ بالا، اهمیت زیادی دارد. پس خریدار با خیال راحت محصول را می‌خرد و می‌داند در صورت مغایرت یا مشکل، می‌تواند به مراجع قانونی شکایت کند.

 چاپ فاکتور با تکنیک‌های جدید در مجتمع چاپفاکتور چیست؟

فاکتور سندی تجاری است که فروشنده برای خریدار صادر می‌کند تا از اقلام خریداری شده، قیمت هر محصول، تعداد هر مورد و غیره اطلاع پیدا کند و یا اینکه به عنوان سند و مرجعی برای خرید و فروش کالا، روی آن حساب کند. فاکتور ها همچنین دارای مشخصات کامل خریدار و فروشنده هستند. در واقع می توان گفت که فاکتور، یک قرارداد کوچک خرید و فروش است. هر اطلاعاتی که در مورد یک معامله نیاز است را می توان در فاکتور گنجاند.

هر توافقی که برای این معامله صورت گرفته، می‌تواند در فاکتور ثبت شود. مثلا اینکه خریدار چه مقدار از مبلغ را پرداخت کرده و چه مقدار از آن، باقی مانده است. فاکتور، جزو اقلام ضروری هر کسب و کاری است. از مغازه‌های کوچک و خرده فروشی‌ها گرفته تا فروشگاه‌های بزرگ و عمده فروشی‌ها به فاکتور نیاز دارند. فاکتورها انواع متفاوتی دارند و ابعاد آنها نیز مختلفی است. با توجه به نیاز خود می‌توانید فاکتور مناسب را سفارش دهید.

با کمک تکنولوژی‌های چاپ و خدمات شرکت‌ها و انتشارات چاپ و تبلیغات، می‌توانید فاکتورهای سفارشی برای خودتان تهیه کنید. فاکتورهای سفارشی، شامل اطلاعات تماس و نام برند و لوگو شما است. این فاکتورها با طراحی مد نظر مشتری و با رنگ بندی مورد نظر آنها تهیه می‌شوند.

داشتن یک فاکتور سفارشی شده با طراحی اختصاصی، تاثیر زیادی در کسب و کار شما دارد. داشتن فاکتور سفارشی دارای سربرگ‌های اختصاصی با نام، لوگو و برند شما، کسب و کارتان را حرفه‌ای جلوه می‌دهد.

انواع فاکتور

اگر بخواهیم فاکتورها را از نظر رسمیت سند تجاری دسته بندی کنیم، در دو دسته فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی قرار می‌گیرند. فاکتور رسمی برای کسب و کارهایی است که باید فاکتور را به اداره‌های امور مالیاتی ارائه کنند. فاکتورهای غیررسمی برای کسب و کارهای کوچک و محلی است که فاکتور را فقط برای اطلاع رسانی به مشتری استفاده می‌کنند و ارزش قانونی دیگری ندارد. همانطور که پیشتر ذکر شد در صورتی که به فاکتوری رسمی نیاز دارید تا مورد تایید اداره مالیاتی باشد بایستی شماره فاکتور را بصورت ملخی روی آن چاپ کنید.

فاکتورها از نظر طراحی، به دو دسته تقسیم می‌شوند. یکی فاکتورهای سربرگ‌ دار که مطابق با نیاز و سفارش مشتری طراحی و چاپ می‌شوند و یکی فاکتورهای بدون سربرگ که به شکل آماده و بدون نیاز به طراحی چاپ می‌شوند.

پیش فاکتور

پیش فاکتور برگه ای است که فروشنده پیش از مراحل خرید برای نمایش قیمت به خریدار می دهد و خریدار برای بررسی و یا تحقیق در بازار برای پیدا کردن بهترین قیمت از ان استفاده می کند. پیش فاکتورها از فروشنده های مختلف گرفته می شود و اغلب اوقات برای تصمیم گیری نهایی به رییس شرکت نشان داده می شود تا تامین بودجه و تایید نهایی شود. لازم به ذکر است پیش فاکتورها در بیشتر اوقات برای زمان معینی تعیین می گردد و بعد از این زمان اعتبار خود را از دست می دهند.

عوامل مهم در چاپ فاکتور رسمی

چاپ فاکتور به عواملی مثل کاغذ فاکتور ( الوان یا کاربن لس بودن)، رنگ مورد استفاده در چاپ ( سیاه و سفید یا رنگی بودن ) ، صحافی فاکتور ( نوع شماره: برجسته بودن یا معمولی بودن شماره) بستگی دارد. پس از انتخاب کاغذ مورد نیاز توسط شما (کاربن لس یا کاغذ معمولی)، نوع رنگ چاپ انتخاب می شود که برای هر فاکتور می توان از چاپ فاکتور تک رنگ (سیاه سفید) و یا چاپ فاکتور چهار رنگ (تمام رنگی) استفاده کرد. برای چاپ فاکتور سفارشی می توانید طرح خود را برای ما ارسال کنید و صورت نداشتن طراحی، لوگو و مشخصات شرکت را برای ما ارسال کنید تا طراحان ما با گرفتن هزینه کار فاکتور شما را بصورت اختصاصی طراحی کرده و پس از تایید مشتری فاکتور مورد نظر چاپ شود.

صحافی فاکتور

توزیع نسخه های مختلف فاکتور با توجه به عملکرد و تعریف سازمانی متغیر است و عموما نسخه اول سفید و نسخه های بعدی رنگی می باشد. نکته ضروری در توزیع نسخه های مربوط به کاغذ کاربن دار می باشد که نسخه اول سفید و نسخه آخر عموما زرد است که به نسخه بعد کپی نشود. و نسخه های وسط رنگ صورتی و آبی و سبز هستند. پرفراژ برای آن دسته از فاکتورهایی که تمام نسخه توزیع می شود استفاده نمی شود و بجای آن از سرچسب استفاده می شود. زیرا در پرفراز فرم های چند نسخه ای، نسخه آخر ثابت است و قابل جدا شدن نیست.

با کمک تکنیک‌ها و روش‌های جدید در چاپ فاکتورهای تجاری بهترین اسناد مالی در کسب‌وکار خود را دارید، که جزئیات مبادلات به آسانی ثبت شده باقی می‌ماند. در نتیجه هزینه برای چاپ فاکتور یک هزینه بهینه برای سازمان‌ها و کسب و کارها است. ما در سایت anypromo.com با تکنیک‌های روز چاپ دنیا در کنار شمایم.